Aprender a utilizar Google Drive

Si eres estudiante o trabajas con grandes flujos probablemente necesites aprender a utilizar Google Drive para para transportar datos de forma más eficiente. Garantizando de esa forma que puedas contar con la información necesaria en todo momento y en todo lugar.

Si bien hoy hay quienes ya tienen pleno conocimiento de “la nube” y las ventajas que implica almacenar toda la información en la red; hasta hace muy pocos años no existía, o estaba separado para quienes accedieron a pagar por el servicio.

Por esa razón, las personas acostumbraban ir a la facultad o al trabajo con un pendrive, para así poder llevar los archivos que necesitan transportar. Pero hoy todo es más fácil gracias a “la nube”, y si todavía no sabes cómo sacarle el mayor provecho seguí leyendo este artículo donde podrás aprender a utilizar Google Drive.

¿Qué es la nube?

¿De que me sirve aprender a utilizar Google Drive?

Cuando la gente dice que almacena información en “la nube”, realmente se trata de enormes complejos que poseen grandes racks para almacenar información. De esa forma, cada usuario puede almacenar sus datos ahí dentro y extraerla desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet.

La información está siempre disponible y almacenada en un disco externo de alta seguridad, que no ocupa espacio físico dentro de nuestros dispositivos. Lo mejor de este sistema, es que gran parte de los servidores que ofrecen este servicio, ofrecen el uso personal completamente gratis.

Pero si la necesidad de almacenamiento es muy grande, los proveedores del servicio comenzarán a exigir un pago por el almacenamiento de los datos.

Google Drive

El sistema de almacenamiento más conocido de la actualidad, es Google Drive; este servicio es completamente gratis con la creación de una cuenta de Google, permite almacenar hasta 15 gb de forma gratuita y lo mejor de todo es que aprender a usar Google Drive es muy fácil.

De esa forma, podrás garantizar que tendrás acceso a tus archivos más importantes. Desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en todo momento.

Aprender a usar Google Drive

Lo primero que hay que aprender a hacer dentro de la plataforma de Google Drive, es subir un archivo. Para ello, simplemente debes entrar en la página web o aplicación y presionar sobre el signo más (+).

Cuando lo hagas, tendrás la posibilidad de “subir un archivo” o “subir una carpeta”. Al seleccionar una de las opciones tendremos que señalar la ubicación del archivo y la misma se copiará en “la nube” y pasará a ser visible dentro de nuestra “unidad”.

Cada archivo que subamos a nuestra unidad, comenzará a ocupar espacio en nuestra unidad, recordando que tendremos un límite de 15 GB de almacenamiento. Si bien 15 gb es muchísima información, es importante recordar que ese es nuestro limite en caso de que queramos seguir usando el servicio gratuito.

Organizar la unidad

Una vez que comencemos a llenar nuestra unidad con archivos y documentos importantes lo siguiente que seguro vamos a necesitar es agregar un poco de organización. Para eso el programa nos permitirá crear diferentes carpetas que nos darán la posibilidad de organizarnos de mejor manera.

Al crear una carpeta podremos arrastrar diferentes archivos a su interior, para que todo sea más fácil de rastrear en nuestra unidad. Por ejemplo, se puede tener una carpeta para el trabajo, otra para la facultad y otra para los archivos personales.

Una vez estén creadas, se arrastra cada documento a su sitio correspondiente para que encontrar lo que buscamos sea mucho más simple. Luego podrás crear nuevas carpetas internas cuando sea necesario para que la organización quede mucho más clara.

Ejemplo: Dentro de “Facultad” crear carpetas para cada materia, o diferentes años.

Compartir documentos

La mejor parte de Google Drive, es que una vez tengas cargado algún archivo en tu unidad, podrás darle acceso a ese documento a cualquier persona. De forma que esa información también será visible para diferentes usuarios sin que eso implique un gasto de almacenamiento adicional.

Para hacerlo solo tienes que seleccionar un documento o carpeta y darle en la opción de “compartir”, para asegurarte que todas las personas necesarias tengan acceso a esa información.

Como compartir archivos

Existen dos formas de compartir archivos en Drive, la primera es de forma directa, donde se indica elige una carpeta o archivo y se indica el correo electrónico de la persona que necesita el acceso. Cuando ofreces esa autorización, le llega un correo electrónico a esa persona notificando que se le está compartiendo el acceso al documento, y cuando lo acepte comenzará a tenerlo disponible en “compartido conmigo”.

La segunda forma de compartir un documento es de forma libre por medio de un link de acceso. Esta segunda opción sirve para que un grupo de personas particulares, o todas las que tengan acceso a ese link puedan ingresar al archivo compartido.

Es importante configurar bien los permisos para permitir que el archivo sea visible para el público que nosotros elegimos.

Editar en grupo

Sin dudas lo más útil de este sistema, es la parte de editar en equipo ya que si ofreces permisos de edición, otros usuarios podrán modificar tus archivos en tiempo real. Esto es realmente útil a la hora de hacer un trabajo práctico grupal, o cualquier otra tarea que demande de la intervención de otras personas.

Por supuesto que el dueño del Drive desde donde se está trabajando tiene la posibilidad de editar los permisos que él desee. Es decir, puede permitir que editen sus archivos, o que solo le dejen comentarios, o que solo estén disponibles para leerlos.

Eso es algo que cada uno elige cómo compartir.